Оптимізація Простору: розстановка стелажів в Архіві
Місткі стелажі в архіві служать для зручного розміщення, правильного зберігання та систематизації документів. Їх використовують у бібліотеках, навчальних закладах, лікарнях, проєктних та наукових організаціях, на підприємствах, у державних установах. Матеріали для постійного зберігання вкладають у папки, бокси, для тимчасового – у зв’язані стоси паперів. Усі ці документи розміщують на полицях у суворо визначеному порядку.
Конструкції стелажів в архіві повинні відповідати таким вимогам:
- бути надійними, витримувати значні навантаження;
- бути вогнестійкими, водостійкими;
- забезпечувати вільний доступ працівників до документів;
- не перешкоджати вільній циркуляції повітря в приміщенні;
- не мати гострих кутів, крайок;
- мати захисне фарбування;
- дозволяти проведення періодичної гігієнічної обробки полиць.
Оцінка простору архіву
Перед придбанням стелажів треба оцінити простір приміщення. Слід продумати, де і які документи будуть розміщені так, щоб найуживаніші були завжди поруч з працівниками. Слід враховувати, що з часом кількість архівних документів зростає, тому треба планувати запас місць для їхнього зберігання.
Вимірювання та планування
Рекомендовано створити креслення – план кімнат з розміщенням меблів та обладнання в масштабі до реальних розмірів. Таким чином можна обрати найзручніший варіант облаштування і купити оптимальні вироби. Пересувні та розбірні конструкції, трансформери дозволять легко та швидко змінювати планування за потребою.
Якщо висота приміщення є значною і було прийняте рішення встановити архівні стелажі заввишки до стелі, треба придбати драбини або пересувні тумби для зручного використання верхніх полиць. Занадто високі конструкції для надійності жорстко прикріплюють до підлоги та стелі с метою запобігання розхитування та падіння.
При плануванні приміщень архіву керуються правилами санітарної та протипожежної безпеки, вимогами нормативів з охорони праці. Всі стелажі встановлюють, додержуючись рекомендованої відстані між ними (1,5 метра). Слід також враховувати необхідну відстань між стелажами та нагрівальним обладнанням, сантехнічними приладами, дверима та вікнами, освітлювальними елементами, електроприладами, устаткуванням для безпеки та охорони приміщень.
Джерело: art-trade.com.ua
Вибір відповідних стелажів
Виробники пропонують безліч варіантів стелажів різних конструкцій та розмірів, виготовлених з металу, деревини, пластику. Компанія Art-Trade представляє на ринку якісні та надійні вироби для різних потреб. Асортимент постійно оновлюється та доповнюється сучасними моделями.
На сайті підприємства можна підібрати меблі для зберігання документів. Кожна модель має детальний опис, перелік характеристик, вказані розміри, матеріал, наведені фото виробів. Консультанти безкоштовно допоможуть зробити оптимальний вибір.
Типи стелажів для архівних документів
В архівах для зберігання документів використовують такі типи стелажів:
- стаціонарні;
- пересувні;
- модульні;
- палетні;
- універсальні або спеціалізовані;
- закритого або відкритого типу, з ящиками або без них;
- залежно від використаного матеріалу – металеві, дерев’яні, пластикові, комбіновані.
Вибір типу меблів диктується потребами приміщення, правилами зберігання конкретного типу документів, міркуваннями безпеки тощо. В одному приміщенні можуть встановлюватися різні види стелажів – залежно від вимог та правил, що діють на підприємстві.
Ефективне розміщення стелажів
Для максимально ефективного використання простору приміщень та правильної організації зберігання документів, робочих процесів персоналу слід продумати грамотне розміщення стелажів в архіві. Вважаючи на нормативи та правила, особливості приміщення, розроблюють оптимальну схему розстановки меблів. З часом така схема може змінюватись, тому слід обирати конструкції, що дозволяють робити реорганізацію простору.
Облік доступу та звернення
В сучасних архівах облік доступу та звернення до документів ведеться за допомогою комп’ютерних програм. У них вносять відповідні дані про користування особовими справами, кресленнями, періодичними виданнями тощо. Зручні архівні стелажі полегшують цю роботу і допомагають швидко знаходити документи, видавати їх та повертати до місць зберігання.
Джерело: art-trade.com.ua
Організація та маркування стелажів
Всі стелажі розставляють рядами або групами. Для швидкого пошуку потрібного документа використовують цифрове або літерне маркування стелажів та полиць за допомогою наліпок, табличок, написів. Відомості про розміщення кожного екземпляра заносять до архівної бази даних і в результаті потрібну справу чи періодичне видання можна знайти в лічені хвилини.
Підтримання порядку та чистоти
Для правильного зберігання документів і підтримання належного санітарного стану в приміщенні треба підтримувати чистоту та порядок. Кожен день необхідно розносити використані документи на їхні місця. Не рідше ніж раз на тиждень виконують вологе прибирання. Раз на пів року роблять генеральне прибирання приміщення, профілактику від виникнення плісняви чи появи шкідників (молі, жуків).
Регулярне обслуговування стелажів
Найякісніші і найнадійніші стелажі для архіву потребують регулярного проведення технічного обслуговування. Їх треба очищувати, проводити фарбування в разі пошкодження захисного шару, перевіряти стійкість. Виконання цих робіт слід доручити професіоналам, які мають належний інструмент, хімічні засоби, інвентар.
Висновок: постійне поліпшення архівного простору
Сучасні вимоги для зберігання документів диктують постійне поліпшення організації архівного простору. Періодично слід проводити зміну планування приміщення, встановлювати нові зручні меблі, вдосконалювати порядок зберігання документів, підвищувати зручність роботи персоналу.
