Згідно з чинним законодавством, документи, які надходять на примусове виконання до органів державної виконавчої служби, мають відповідати вимогам статті 18 Закону України «Про виконавче провадження». Державний виконавець зобов’язаний прийняти оригінал виконавчого документа і відкрити виконавче провадження, якщо не закінчився строк його пред’явлення, документ відповідає усім вимогам, та поданий за належним місцем виконання рішення.
Відносно вимог до виконавчих листів, то стаття 369 Цивільного процесуального кодексу України передбачає, що виконавчий лист має відповідати вимогам до виконавчого документа, встановленим Законом України «Про виконавче провадження». В свою чергу статтею 18 Закону України «Про виконавче провадження» передбачені наступні вимоги до виконавчого документа: назва і дата видачі документа, найменування органу, прізвище та ініціали посадової особи, що його видали; дата прийняття і номер рішення, згідно з яким видано документ; повне найменування (для юридичних осіб) або ім’я (прізвище, власне ім’я та по батькові) (для фізичних осіб) стягувача і боржника, їх місцезнаходження (для юридичних осіб) або місце проживання чи перебування (для фізичних осіб), ідентифікаційний код суб’єкта господарської діяльності стягувача та боржника (для юридичних осіб), індивідуальний ідентифікаційний номер стягувача та боржника (для фізичних осіб — платників податків) або номер і серія паспорта стягувача та боржника для фізичних осіб — громадян України, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера, офіційно повідомили про це відповідні органи державної влади та мають відмітку в паспорті громадянина України, а також інші дані, якщо вони відомі суду чи іншому органу, що видав виконавчий документ, які ідентифікують стягувача та боржника чи можуть сприяти примусовому виконанню, зокрема, дата народження боржника та його місце роботи (для фізичних осіб), місцезнаходження майна боржника, рахунки стягувача та боржника тощо; резолютивна частина рішення; дата набрання законної (юридичної) сили рішенням; строк пред’явлення виконавчого документа до виконання. Законом можуть бути встановлені також інші додаткові вимоги до виконавчих документів. Зокрема, наявність не повного імені не може тлумачитись як відсутність імені стягувача або боржника. Ідентифікаційний код суб’єкта господарської діяльності стягувача або боржника (для юридичних осіб), індивідуальний ідентифікаційний номер стягувача та боржника (для фізичних осіб) обов’язково зазначається в разі його наявності. Однак, дана норма не застосовується до осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомили про це відповідні державні органи. Інші відомості, якщо вони відомі суду чи іншому органу, що видав виконавчий документ, які ідентифікують стягувача та боржника і можуть сприяти примусовому виконанню, такі як дата і місце народження боржника, місце роботи боржника, місцезнаходження майна боржника зазначаються у виконавчому документі в тому випадку якщо вони відомі суду чи іншому органу, що видав виконавчий документ. Слід зазначити, що вищевикладені ідентифікуючі дані боржника вкрай необхідні державному виконавцю не просто для формальності, а для вжиття заходів примусового виконання рішень, встановлених Законом. Як свідчить практика, існують непоодинокі випадки ненадання реєструючими органами інформації про наявність зареєстрованого за боржниками майна саме через відсутність певних ідентифікуючих ознак боржника. При цьому, державному виконавцю неможливо визначити, чи належить майно боржнику по виконавчому провадженню, чи зареєстроване майно належить іншій особі. За наявності у виконавчому документі ідентифікуючих ознак, визначених п. 3 ст. 18 Закону України «Про виконавче провадження» можливе правильне та законне прийняття рішення державним виконавцем відносно арешту майна. Державний виконавець зобов’язаний відмовити у відкритті виконавчого провадження у разі невідповідності виконавчого документа вимогам, передбаченим ст. 18 Закону України «Про виконавче провадження». Про відмову у відкритті виконавчого провадження державний виконавець виносить постанову, яка затверджується начальником відповідного органу державної виконавчої служби, якому він безпосередньо підпорядкований, і не пізніше наступного дня надсилає її заявникові. Разом з цим зазначимо, що виконавчі документи можуть бути пред’явлені до виконання в такі строки: посвідчення комісій по трудових спорах, постанови судів у справах про адміністративні правопорушення та постанови органів (посадових осіб), уповноважених розглядати справи про адміністративні правопорушення, — протягом трьох місяців; інші виконавчі документи — протягом року, якщо інше не передбачено законом.
